FilloutでAirtableの登録情報を更新する：更新フォームの作り方と共有設定

更新対象の台帳を、架空データで用意する

この記事の作例は、イベント登壇者が自分の紹介文を更新するフォームです。編集部の設計例として、Airtableに「表示名」「紹介文」「プロフィール画像」を持つ練習用テーブルを用意します。FilloutとAirtableのアカウント、対象ベースを連携できる権限が前提です。

まず架空の登壇者A・Bの2行を作ります。評価、内部メモ、契約情報などの非公開情報はこの練習用テーブルに入れません。更新リンクから読み込まれる範囲を確認するまでは、実在する人の情報を使わない進め方をおすすめします。

参考：Fillout：Airtableフォームの作成Fillout：更新フォームと読み込みデータの制限

Airtableに接続し、質問と列を対応付ける

Filloutでフォームを新規作成し、ConnectからAirtableへの接続を選びます。Connect to Airtableで認証し、対象のベース・テーブルを指定してフォームを作成します。許可画面では、どのベースにアクセスを与えるかを確認してください。

Airtable fieldsに表示される項目をフォームへ配置します。追加した質問は右側の設定やmappingsで、保存先の列を確認します。表示名は表示名の列、紹介文は紹介文の列というように、一つずつ対応を確認するのが図の見方です。

テーブルが候補に出ないときは、接続先のベースと権限を見直します。後からAirtableの列や選択肢を変更した場合も、フォーム側の対応を確認し直しましょう。

図で理解する質問と保存先の列を、一つずつ対応させる

1. 表示名 → 表示名の列
2. 紹介文 → 紹介文の列
3. 画像 → 添付の列

参考：Fillout：Airtableフォームの作成

Update recordを選び、行ごとのリンクを作る

フォームのIntegrate → AirtableでUpdate recordを選びます。表示された式をコピーし、Airtable側に作成したFormula型の「更新リンク」列へ貼り付けます。式は自分のフォームで表示されたものを使い、公式画像内のURLを転用しないでください。

この式で、各行を対象にした更新用URLが作られます。公式画面のCreate recordとUpdate recordは処理が異なるので、保存先のテーブルとモードをセットで確認します。

公式資料の画面Update recordと、その下の式を確認する

参考：Fillout：Airtableの既存レコード更新

既存の値を表示し、同じ行に保存する

連携設定をUpdateで反映し、Publishします。Previewで対象レコードを選ぶか、Airtableの行ごとのリンクを開くと、そのレコードの値がフォームに事前入力される流れです。

作例では、Aの紹介文を「写真とデザインが好きです」から「写真とWebデザインを中心に活動しています」に変えます。確認したい結果は、Aの紹介文だけが変わり、Bの行と全体の件数は変わらないことです。これはテストの期待結果で、編集部の実測結果ではありません。

公式ヘルプでは、個別URLにidがない場合は新しいレコードが作られると案内されています。更新用のリンクと、通常のフォームURLを取り違えないようにします。

図で理解するフォームで直した内容を、同じレコードへ戻す

1. 対象を指定
2. 内容を編集
3. 同じ行を更新

参考：Fillout：Airtableの既存レコード更新

共有前に、読み込むフィールドを制限する

更新フォームは既定では対象レコード全体を読み込みます。質問として表示していない列も対象になるため、項目を画面から隠すだけでは非公開情報の保護になりません。更新リンクは、そのデータを見てよい相手にだけ渡す前提で扱います。

Integrateで対象連携を開き、Advanced → Restrict prefilled dataをオンにしてEnableで確定します。公式画像ではRestrict prefilled data to mapped fieldsと表示されています。この設定で読み込む範囲を、質問に対応付けた列に絞れます。

制限後は、対応付けていない列を計算や条件分岐、別の質問の初期値などに使えなくなります。必要な処理が動くかも確認してください。この設定は読み込む列の制限であり、リンクを受け取った人の本人確認を行うものではありません。

• 内部メモなどは別テーブルに分けるか、読み込み制限で対象から外す。
• 個別リンクを公開ページや共有チャットにまとめて載せない。
• 共有相手と対象行の組み合わせを確認してから渡す。

公式資料の画面Advancedで、読み込み対象を対応付けた列に絞る

参考：Fillout：更新フォームと読み込みデータの制限

2人分のデータで公開前の動作を確かめる

設定後は、PCとスマートフォンから架空データのリンクを開きます。図のチェック項目のように、入力画面だけでなく保存結果まで確認してください。実データへの切り替えは、このテストを終えてからにします。

更新では変更前の値が書き換わります。練習中は元の内容を控えておき、想定と違う行や列が変わったらリンクと対応付けを見直します。公開後も、項目の追加・連携先の変更時には同じ確認を繰り返しましょう。

• AのリンクではA、BのリンクではBの内容が事前入力されるか。
• Aの紹介文だけを書き換えたとき、Aの同じ行が更新されるか。
• Bの値と総レコード数が変わっていないか。
• 空欄で送る項目や画像を差し替える項目が、意図した保存結果になるか。
• 読み込み制限を有効にした後も、必要な計算や表示条件が動くか。
• 実際に渡すURLが、対象行の個別リンクになっているか。

図で理解する送信後に、どの行が変わったかを確認する

1. 入力画面
2. 対象の行
3. 他の行と件数