ファイル添付フォームをログイン不要で作るには？Googleフォーム・Tally・Dropboxの選び方

Googleフォームのファイルアップロードは、ログイン不要にできる？

Googleの標準のファイルアップロード質問に回答するには、回答者のGoogleアカウントへのログインが必要です。通常の公開フォームと、ファイルを提出するフォームでは入口の条件が違います。共有先を広げるだけで、添付質問のログイン条件を外せるとは考えないでください。

添付を外す場合も、回答を1回に制限する設定や回答者のアクセス範囲は確認が必要です。ファイル提出が不要なら、まず今のフォームの設定と案内を整える選択があります。社内や取引先がGoogleアカウントで提出できるなら、添付付きのGoogleフォームを続けても構いません。

Tallyは回答者の登録・ログインなしで添付を受け付けられます。下の図で確認したいのは、提出者が通る入口です。ログイン不要であることは、入力された氏名やメールアドレスの本人性を保証するものではありません。

図で理解する添付質問のログイン条件を比べる

参考：Google：フォームの質問の形式を選択するGoogle：フォームを公開して回答者と共有するTally：File upload forms

選択肢は3つ。ログインと、受け取り方を比べる

先に「今のGoogleフォームを残したいか」「回答とファイルを同じ受付にまとめたいか」を決めます。次の表の向き・不向きは編集部の判断です。添付のためのログイン条件は、回答者側と管理者側を分けて読んでください。管理者には各サービスのアカウントと管理が必要です。

Dropboxのファイルリクエストは、Dropboxアカウントを持たない相手からもファイルを受け取れる機能です。フォーム全体を置き換える候補ではなく、Googleフォームで質問を集め、添付だけ別の入口で受け取る組み合わせとして比べます。

参考：Google：フォームの質問の形式を選択するGoogle：フォームを公開して回答者と共有するTally：File upload formsDropbox：ファイルリクエストの作成方法と管理方法

質問と添付を分けるなら、照合の方法を先に決める

例えば、参加申込の質問は既存のGoogleフォームを使い、発表資料だけDropboxへ送ってもらう運用です。Googleフォームから添付質問を外し、回答の入口と提出先の案内を整えます。下の図のように二つの受け取り先ができるため、片方だけ届いたときの確認も必要になります。

編集部の設計例として、申込者に伝えた受付番号をフォーム回答と添付ファイル名の両方に入れてもらいます。「K-1001」と「K-1001-資料.pdf」が対応するイメージです。受付番号の発行や照合は自分で設計する仕事で、この組み合わせだけで自動的に結び付くわけではありません。番号の重複や入力違いも確認してください。

質問と添付を一つの送信で終えたいならTallyを候補にします。判断の基準は機能数より、二つの提出を案内する手間と、担当者の照合の手間です。すでに分けて管理できている少数の提出なら、全面的な移行を急ぐ必要はありません。

• 提出URLと質問フォームのURLを、相手が迷わず区別できるよう案内する
• 受付番号の発行担当と、回答・ファイルを照合する担当を決める
• 回答のみ・添付のみ・番号違いのときの確認方法を用意する

図で理解する別々の受付には同じ番号を付ける

参考：Tally：File upload formsDropbox：ファイルリクエストの作成方法と管理方法

小さい資料なら無料も候補。有料化は容量と必要機能から判断する

Tallyの無料プランは1ファイル10MBまでの添付に対応します。例えば編集部の想定する数MBのPDFや参考画像なら、まず無料の受付を試す候補になります。ログイン不要にするためだけにProを契約する必要はありません。

Tally Proは10MBのファイル上限を解除し、ブランド表示の除去や独自ドメインにも対応します。公式ヘルプの通常料金は月払い29米ドル、年払い290米ドルです。例えば18MBの原稿を質問と一緒に受け取りたい、取引先へ自社のURLで受付を案内したい、といった必要がある人が比較する機能です。支払周期と申込時の条件を確認してください。

Dropboxのファイルリクエストは全プランで利用でき、Basic・Plus・Familyの1ファイル上限は2GBです。ただし受け取ったファイルは管理者の空き容量を使います。すでにDropboxを利用し、照合と保管を管理できるなら、10MBを超えたことだけでTallyの有料契約に決める必要はありません。

Tallyには無料・有料ともFair Use Policyがあります。大量の継続利用では個別プランの対象になる場合があるため、1ファイルの上限と、月々に受け取る総量・保管量を分けて確認します。下の図は通常の小さな受付を考える目安です。

図で理解する容量と必要機能から有料条件を調べる

参考：Tally：File upload formsDropbox：ファイルリクエストの作成方法と管理方法Tally：Proの機能と支払周期別料金Tally：料金とプラン比較Tally：Fair Use Policy

契約・移行の前に、回答者と担当者の両方で試す

ここからは編集部の確認提案です。個人情報を含まないPDFと架空の受付番号を用意し、ログインしていないブラウザーやシークレットウィンドウで公開URLを開きます。スマートフォンでも提出し、送信完了、担当者による照合、ファイルを開くところまで確かめます。

Dropboxの受取先フォルダは既定では非公開ですが、共有フォルダを指定したり後から共有したりすれば、閲覧できる人が変わります。Tallyから外部サービスへ出す添付URLも共有範囲を確認します。提出用の入口と、受け取った資料を閲覧するためのURLは用途を分けて扱ってください。

移行する場合は、現在のフォームをすぐ閉じず、少人数で確認してから案内URLを切り替えるのが実用的です。本記事は公式資料から選定条件を整理したもので、各サービスの実アカウントで送信・受信・容量上限を検証したレビューではありません。

• 対象の回答者が、想定どおりのログイン条件で最後まで提出できる
• ファイルの形式・大きさ・個数が、受付条件に合っている
• 質問回答と添付が同じ申込者のものだと担当者が確認できる
• 必要な担当者がファイルを開け、不要な人へ共有されていない
• テスト資料を削除し、受付終了時に提出先も閉じられる

図で理解する回答から削除までを契約前に試す

参考：Tally：File upload formsDropbox：ファイルリクエストの作成方法と管理方法

よくある確認：作り方、匿名性、紹介特典の条件

Tallyを選んだ後の具体的な設定は、当サイトの「Tallyでファイルアップロードフォームを作る」で確認できます。この記事ではサービスを決める前の条件を比べ、添付欄の設定やエラー対応は手順記事で扱います。

ログイン不要でも、質問で名前や連絡先を集めれば匿名の受付にはなりません。本人確認が必要な申請では、受付の便利さに加えて確認方法を設計してください。ログインを求める現在の運用に理由がある場合、その理由を先に整理します。

本サイトのTally紹介特典は、紹介リンク経由で新規登録し、その後に有料プランへ移行する人が対象です。既存Tallyユーザーは対象外です。公式は有料利用の3か月間50%割引を案内していますが、無料で足りる用途なら有料化を急ぐ必要はありません。新規登録前に適用条件と割引終了後の料金を確認してください。紹介経由の有料利用で本サイトに報酬が入ることも、特典枠に表示しています。

関連ガイド：Tallyでファイルアップロードフォームを作る：無料の容量制限と添付できないときの確認点

参考：Tally：紹介特典と新規登録の条件