Gmailの添付をGoogle Driveへ自動保存：Make・GAS・手動の選び方

少数なら手動、繰り返すならMake、保守できるならGAS

Gmailには、受信メールの添付へカーソルを合わせて「ドライブに追加」する機能があります。月に数件など、保存対象を自分で判断しながら処理できるなら、この標準機能から始められます。自動化サービスを契約すること自体を目的にしない方が、管理する接続を増やさずに済みます。

Makeは、対象メールの確認、添付データの取得、Driveへの保存をモジュールでつなぐ方法です。Google Apps Script（GAS）でもGmailMessageの添付取得などを使って構成できますが、処理の実装、定期実行、重複記録、エラー対応を自分で維持する必要があります。下表は編集部の選定目安です。

この記事の例は、受信したPDF資料を一つのフォルダへ保存する範囲です。文字認識、内容の審査、請求書の会計登録は含みません。ファイル保存と内容の処理を分けると、最初の確認を小さくできます。

参考：Google：Gmailの添付を表示・ダウンロード・Driveへ保存Google：GmailMessageの添付取得Google：Apps Scriptの利用枠と制限Google：Apps Scriptのインストール型トリガー

GmailとDriveは別接続。個人GmailのDrive側は準備が必要

Makeの現行公式資料では、Gmail Version 4が標準です。Gmailモジュールの「Create a connection」から「Sign in with Google」へ進む手順で、独自のクライアント認証情報は任意の設定として案内されています。Gmail（Legacy）の古い手順と混ぜず、作成したモジュールのバージョンを確認してください。

Google Drive側の条件は同じではありません。Makeの公式資料は、@gmail／@googlemailの接続にはGoogle Cloudで独自のOAuthクライアントを作り、その認証情報で接続するよう案内しています。Driveモジュールを追加し、公式のGoogle Cloudプロジェクト・Drive API・OAuth・クライアント作成手順を終えてから接続します。Gmailに接続できたことだけではDriveも使えると判断できません。

個人Gmailの接続について、公式はGmail・Driveそれぞれの再認可を6か月ごとに案内しています。またDrive側の独自OAuthプロジェクトをTestingのまま使う場合は、毎週の再認可が必要との注記があります。認可画面で接続先と要求範囲を確認し、接続の期限を運用予定に入れてください。

Workspaceでは、自分の組織で外部アプリの接続が許されるか、保存先に書き込めるかを担当者に確認して進めます。まず自分で管理できるテスト用フォルダを一つ用意しましょう。保存用のフォルダを選ぶ設定と、Googleに許可するアクセス範囲は別です。

図で理解する二つの接続を別々に用意する

参考：Make：現行Gmailアプリの接続と再認可Make：Google Driveの接続・独自OAuth

「PDFを含むメール」と「保存するPDFファイル」を二段階で絞る

最初はGmailの検索欄で対象を確認します。編集部の例は「from:sender@example.com has:attachment filename:pdf」です。sender@example.comは架空の差出人なので、実際の対象へ置き換えてください。期待したメールだけが見つかることを確かめてから、MakeのWatch emailsでGmail filterを選び、同じ検索条件を設定します。

Watch emailsにはフォルダ、ラベル、差出人、件名などで絞るSimple filterもあります。業務用のラベルで対象を管理する案もありますが、新着監視に後からラベルを付ければ過去メールも自動回収されるとは限りません。古いメールの回収は、期間を区切った検索と件数照合を別に計画します。

filename:pdfは、PDFを含む「メール」を探す条件です。同じメールにPDFと画像が付いていても、PDFだけが後段へ渡る保証にはなりません。添付を取り出した後に、各ファイルの名前・種類を確認するフィルターも入れます。例えばPDFだけを残すなら、添付名の大文字・小文字をそろえ、末尾が「.pdf」のものを通す条件をUpload a Fileの前に置きます。本文に埋め込まれた署名画像と、保存したい添付を分けることがポイントです。

図で理解するメールと添付を二段階で絞る

参考：Make：GmailのWatch emails・添付取得モジュールGoogle：Gmailの検索演算子

Watch emails → 添付取得 → Upload a Fileの順につなぐ

最小構成は、Gmailの「Watch emails」→「List email attachments and media」→Google Driveの「Upload a File」です。Watch emailsで対象条件と一度に取得する件数を設定し、最初は少数のテストメールだけで確認します。既読にする設定を使うかも決めておきます。

次に「List email attachments and media」のMessage IDへ、Watch emailsが返すメールのIDを対応付けます。Includeでは保存したい添付を対象にし、「Return media or attachment file data」を有効にしてファイル本体も出力させます。件名、添付名、ダウンロードURLだけを渡しても、元のPDFの中身としてアップロードできるとは限りません。

最後に「Upload a File」の保存先へ、用意したフォルダを指定します。File Nameには拡張子を含む添付名、Dataには添付取得で返されたファイルデータを対応付けます。元のPDFを残す例なので、形式変換を目的とする設定は使いません。

Run onceで出力を開き、1通に2つの添付がある場合に、各ファイルがどの単位で出ているか確認します。個別のbundleとして出ていれば後続の保存処理はそれぞれに実行されます。配列だけの出力を扱う構成ではIteratorなどによる分配が必要になります。テンプレートにFlow Controlがあっても、現行モジュールの出力を見ずに同じ部品を追加しないでください。

図で理解する名前とファイル本体を渡す

参考：Make：GmailのWatch emails・添付取得モジュールMake：Google DriveのUpload a FileMake：Operations・ファイル単位の処理とcredits表示Make：Gmail添付をGoogle Driveへ保存するテンプレート

同名ファイルより、同じ添付を再保存しない仕組みを考える

ファイル名だけで同一性を判断すると、別のメールに付いた同名の資料を取り違えます。編集部の設計案は、メールのMessage IDと添付を識別できる値を組にし、保存後のDriveファイルIDと一緒に記録する方法です。Gmail APIでも添付の取得はmessageIdと添付idを指定します。Makeでは実際の出力にある識別子を確かめてから対応付け、ファイル名だけをキーにしないようにします。

識別子を安定して取得できた場合は、添付ごとにData storeの「Check the Existence of a Record」で保存済みキーを調べ、存在しない場合だけUpload a Fileへ進む案があります。成功後に「Add/Replace a Record」で同じキーとDriveファイルIDを記録します。この照合と記録は最小の3モジュール構成へ追加する作業です。キーが取れない場合は、この方式で重複を防げたと判断せず、実行履歴とDriveの保存結果を手動で照合します。

この手順だけで重複が完全になくなるわけではありません。アップロードは成功したが保存済み記録の作成に失敗した場合、再実行で同じ添付を再保存する余地があります。保存後のファイル名に照合用の印を残す案も含め、失敗した処理の保存結果を調べてから再開してください。

同じ処理の同時実行にも注意します。Scenario settingsの「Process data in order」は前の実行を終えてから次へ進む設定ですが、別のシナリオまで含めた重複を自動で防ぐものではありません。メール単位の「保存済み」ラベルも、複数添付の一部だけ成功した状況を区別できないため、全添付の確認を省く印には使わない方がよいでしょう。

図で理解する保存済みの記録と照合する

参考：Google：Gmail APIの添付取得と識別子Make：Data store・キーの確認と記録Make：Scenario settings・実行順

無料枠はメール件数だけでなく、確認頻度と添付数から見る

Makeの公式FAQは、Freeを月1,000 creditsと案内しています。メールを探す処理、添付の取得、ファイルごとのアップロード、保存済みの照合・記録、再実行まで含めて利用量を確認してください。添付が2つならDriveへのアップロードも2ファイル分です。

下表は30日間を通じて定期確認する場合の、編集部による予定確認回数の計算です。請求額や実測のcreditsではありません。新着がなくても定期確認の処理は発生するため、必要以上に短い間隔で始めず、自分のプランで選べる間隔を確認します。

無料で足りるかは、Run onceだけでなく定期実行後のHistoryでcreditsを確認して判断します。ファイルサイズ・データ転送量・Data storeの容量、既に動かしている他のシナリオも対象です。GASにも日次利用枠や実行時間の上限があり、個人アカウントとWorkspaceで条件が異なります。「GASなら無制限に無料」とは考えず、保存件数と保守担当を合わせて比較しましょう。

関連ガイド：MakeとZapierの料金を比較：無料枠・課金単位と月100件の自動化で選ぶ無料プランで始める前に。TallyとMakeの費用の見方

参考：Google：Apps Scriptの利用枠と制限Google：Apps Scriptのインストール型トリガーMake：Operations・ファイル単位の処理とcredits表示Make：料金・Freeの利用枠Make：シナリオの定期実行

保存件数と中身を確認してから定期実行へ進める

ここからは編集部が提案する受入テストです。個人情報を含まないPDFと画像、架空の確認番号を用意します。対象の新着メールを取得しやすいよう、Watch emailsの取得開始位置を確認してからテストメールを送ります。各メールID・対象添付数・保存ファイルIDを控え、Driveで実際にファイルを開いて内容を照合してください。

保存されないときは、まずGmail検索で対象メールがあるか、次にWatch emailsが取得したか、添付取得でDataが出ているか、最後にDriveの実行結果とフォルダを確認します。ファイルの容量上限、接続期限、保存先の権限も切り分けます。接続が切れた場合はConnectionsから対象の再認可を確認します。

保存できたことと、必要な人だけが閲覧できることは別に確認します。Driveの共有設定と保存先の権限を点検し、同僚への共有が必要なら対象者を決めて設定します。リンクを知る全員への公開を、保存手順の一部として自動で追加しないでください。

Run onceで一度成功した後も、定期実行で次の新着を保存できるか確認します。問題があればスケジュールを止め、失敗した添付だけ保存結果を照合してから再開します。条件に合わないメールや保存済みの資料を一括で送り直さないことが、運用を始める前の確認点です。

図で理解する届かない場所を順に切り分ける

関連ガイド：Make入門：日本語データを一つの通知につなぐ

参考：Google：Gmailの添付を表示・ダウンロード・Driveへ保存Make：現行Gmailアプリの接続と再認可Make：Google Driveの接続・独自OAuthMake：GmailのWatch emails・添付取得モジュールMake：Google DriveのUpload a FileGoogle：Driveの共有を停止・制限・変更する