Tallyの回答をPDFにして送る：無料ダウンロード・Pro添付・外部帳票の違い

少数の手動送付か、自動添付か、独自帳票かを決める

Tallyには、送信された一つの回答をPDFとしてダウンロードする標準機能があります。所有者が取得し、内容を確認してから相手へ送る使い方なら、PDFのためだけに外部の文書生成サービスを追加する必要はありません。

回答者へ毎回自動で届けたい場合は、Proの回答者向け通知にPDFを添付する方法があります。一方、自社の既存帳票へ項目を差し込み、フォームとは別の文書を作りたい場合は外部の文書生成を比較します。以下は編集部が整理した選び分けです。

「PDFにする」「メールで送る」「別の場所へ保管する」は別の仕事です。誰が、どの時点で、どの文書を必要とするかを決めると、有料化や連携が必要な範囲を絞れます。

図で理解する渡す文書と頻度から選ぶ

参考：Tally：回答PDFの出力・内容・連携用リンクTally：回答者向けメール・PDF添付Tally：料金・Pro機能Tally：Portantを使った外部文書生成の案内

無料ダウンロードはSubmissionsの回答行から

フォームを開いて「Submissions」タブへ進み、対象の回答行にカーソルを合わせて「Download PDF」を選びます。公式は所有者によるこの出力を無料で案内しています。無料プランのPDFには「made with Tally」の表示があり、非表示はProの対象です。

回答者自身が送信直後のフォーム画面から自由にPDFをダウンロードする機能とは区別してください。公式は、回答者へ控えを渡す方法として回答者向けメールのPDF添付を案内しています。手動で送る場合は、所有者が対象回答とファイルを確かめてから届けます。

編集部の確認案は、架空の確認番号を質問に入れ、Submissionsの番号と、ダウンロードしたPDFの番号・氏名・本文を照合する方法です。フォームの見た目を変更した後は出力も見直し、既に保存・送付したファイルはその時点の控えとして管理しましょう。

関連ガイド：Tallyで日本語フォームを作る前に、決めておきたいこと

参考：Tally：回答PDFの出力・内容・連携用リンクTally：料金・Pro機能

PDFは回答入りのフォーム。元の添付資料までは入らない

標準PDFは、質問と回答を埋めた読み取り用のフォームの写しです。フォームのページ区切りはPDF上の区切りとして示されますが、用紙の改ページや日本語の折返しが希望どおりになるかは、実際の出力で確認します。

アップロードされた資料は、PDFではファイル名の表示です。元の画像やPDF本体を結合して保管できたことにはならないため、資料自体が必要なら回答画面から別にダウンロードします。署名ブロックは、回答PDFに署名が描画されると公式が案内しています。ここでは表示の扱いだけを説明します。

隠しフィールドや計算フィールドの内部ブロックは、PDFの出力対象から除外されます。計算した金額を相手へ見せたい場合は、Answer pipingで計算結果を説明文へ表示する案を検討し、その文章に値が入ったかを確認します。「計算欄があるからPDFにも金額が載る」とは判断しないでください。

下表は出力の確認表です。特に、メール本文の「@All answers」が空欄を省く説明を、PDFの空欄表示へそのまま当てはめないようにします。PDFの任意欄・条件分岐後の表示は、入力を変えて点検してください。

図で理解するPDFと元の資料を取り違えない

関連ガイド：Tallyでファイルアップロードフォームを作る：無料の容量制限と添付できないときの確認点Tallyで制作サービスの概算見積もりフォームを作る：基本料金と追加オプションを自動計算

参考：Tally：回答PDFの出力・内容・連携用リンクTally：回答者向けメール・PDF添付Tally：署名と回答PDFTally：Answer piping・回答や計算結果を文章へ表示Tally：添付ファイルの受付・ダウンロードTally：計算フィールドと結果の表示

Proで自動添付する：回答者と担当者の設定を分ける

回答者へ送る場合は、公開済みフォームのSettingsで「Email notifications」から「Respondent email notifications」を有効にします。To欄には、回答者のメールアドレスを集める入力項目を「@」で対応付け、「Attach PDF with answers」をオンにします。回答者向け通知はPro機能です。

担当者へ送る場合は「Self email notifications」側で同じ添付設定を確認します。担当者向けの通常通知そのものは無料ですが、PDF添付と通知内容のカスタマイズはProとして案内されています。回答者側だけを設定して、担当者にもPDFが届くと考えないようにしましょう。

本文の回答一覧とPDF添付は別の表示です。公式によると、通知本文のアップロード資料や署名はURLとして扱われます。PDF内のファイル名・署名の表示と混同しないでください。必要な案内は本文へ書き、添付PDFに期待する内容も別に確認します。

編集部の送信テスト案は、自分で管理する二つのテスト用アドレスを使い、別々の架空の回答を送る方法です。各受信箱で、自分の回答のPDFだけが届いたか、本文・件名・返信先・添付を照合します。通知が届かないときの一般的な切り分けは、既存の通知設定ガイドを参照してください。

図で理解する回答者と担当者へ別々に設定

関連ガイド：Tallyの回答通知メールを設定する方法：届かないときの確認順Googleフォームの自動返信メール：設定方法と本文変更・Tallyへの切り替え判断

参考：Tally：回答者向けメール・PDF添付Tally：担当者向けメール・ProのPDF添付

PDFリンクの保存と、独自帳票の生成を分ける

Tallyは連携用に「Submission PDF」と「Submission Preview」のリンクを案内しています。前者はPDF取得用、後者はブラウザーで回答を表示するためのリンクです。台帳にURLを書いただけで、PDFファイルそのものを別の保管先へ保存できたことにはなりません。

Makeなどで保管する場合は、取得した回答からPDF用の値を確認し、必要に応じてリンク先のファイルデータを取得して、保存先へアップロードする構成を検討します。これは編集部の構成案で、今回の連携実出力は未検証です。実行結果のファイルを開き、対象回答と同じ内容か照合してください。接続から新着を受け取る基礎は既存のTallyとMake連携記事へ案内します。

フォームと異なる固定帳票が必要なら、「回答データ→文書テンプレート→PDF生成→配布」という別の経路になります。Tally公式にもPortantを使う文書生成例がありますが、案内中の無料枠と現在のPortant料金ページには違いがあります。外部サービスの対応接続、無料枠、ブランド表示、保存先を契約時に再確認し、古い無料件数を前提に導入しないでください。

保存先と共有範囲も一緒に決めます。PDFやPreviewのリンクは、URLだけで閲覧できるのか、認証・期限があるのかを受信者の環境で確認します。今回、リンクのアクセス条件・有効期間・削除後の動作は未検証なので、「本人しか開けない」「永久に開ける」とは案内しません。

図で理解するリンク記録・ファイル・帳票を分ける

関連ガイド：Tallyの回答をMakeへ：連携を始める手順と注意点Gmailの添付をGoogle Driveへ自動保存：Make・GAS・手動の選び方

参考：Tally：回答PDFの出力・内容・連携用リンクTally：Make連携Make：ファイル名とファイルデータの扱いTally：Portantを使った外部文書生成の案内Portant：現行料金・文書生成枠

同じ回答を、画面・PDF・受信箱で照合する

以下は編集部が提案する受入テストです。架空の氏名・確認番号と個人情報のない添付を用意し、実際の回答画面、ダウンロードしたPDF、受信箱の添付を同じ番号で照合します。公式の掲載例を確認したことと、自分のフォームで出力・送付を試したことは分けて記録してください。

日本語の長文、未回答の任意欄、条件分岐、金額表示がある場合は、それぞれ入力を変えてPDFを開き直します。フォームのページを分けただけで印刷用の改ページを制御できたと考えず、スマートフォンとPC、印刷プレビューで確認しましょう。

無料のダウンロードで必要な控えを用意できるなら、そのまま運用できます。毎回の自動添付が必要になった段階でProを検討し、独自帳票や複数の保存先が必要な場合だけ外部連携まで広げると、管理する処理を絞れます。

参考：Tally：回答PDFの出力・内容・連携用リンクTally：回答者向けメール・PDF添付Tally：担当者向けメール・ProのPDF添付Tally：Answer piping・回答や計算結果を文章へ表示Tally：添付ファイルの受付・ダウンロード